入社3ヶ月目の新社会人の僕が電話が嫌いな４つの理由

今年4月に入社して3ヶ月が経ちます。
その中でいろいろ仕事を覚えてきましたが、一生慣れないなと思った業務があります。

それは電話です！！！

入社して一週間目で、頑張って実際にお客さんと会話しました。

最初は全然スムーズに話せず、電話する度にめちゃくちゃ疲れました。

今は、ある程度問題なくスムーズに話せますが、それでも電話は苦手です。
というか…嫌いです。

今年新卒で入社した新入社員や入社してある程度経つ社員の方でも苦手な方がいるでしょう。
そんな方に共感していただければ幸いです。
なんとなく電話が嫌いな方の頭の整理に役立てればと思います。

どうして嫌いなのか話していこうと思います。

１．折り返し電話

電話をする上で一番嫌なのが、この折り返し電話です。

別の担当者に引き継ぐ際に、その担当者が別の業務をしていることがよく起こります。
無線で「○○さん電話出れますか？」と聞いても接客してて折り返し電話にして引き継がなきゃいけない状況がよくあります。

折り返し電話にする際には、お客さんのご氏名と電話番号や具体的な内容をメモに取らなければならず、そのメモを渡すタイミングも考えなければなりません。
場合によっては時間を指定してくるときもあります。
その指定したお時間に電話を掛けるのを忘れる可能性があります。
それに、掛け忘れればクレームに繋がります。

自分が折り返し電話を掛ける際に、相手が電話に出れなかった場合は、ある程度時間を置いてから電話を掛け直さなければなりません。

要するに、何が言いたいのかと言うと、無駄が多いということです。
お互いに時間に気を使わなければならず、そこが無駄で疲れます。

２.聞き取れない

電話の際に、ノイズが入ったり、こういうのは申し訳ないですが、
相手が早口だったり、相手の滑舌が悪かったり、抑揚がなくて聞き取りにくい場合があります。
特にご氏名を伺うさいに、聞き取れないと面倒なことになります。
聞き取れなかった場合は、聞き直さないといけませんし、聞き直しても聞き取れないことがよくあります。

また、相手の氏名が、わかりづらい方もいらっしゃいます。
以前、中国の方と思われる方から電話をいただき、
ご指名を伺った際に、うまく聞き取れずもう一度聞き直したら、漢字でこういうふうに書くと早口で説明されて、
引き継ごうと思っても、引き継ぎ先にうまく情報を伝言することが出来なかったことがあります。

３.情報量が少ない

電話で使う情報は音声のみです。相手の顔が見れません。
またファイルを送ることは出来ませんし、強いて言うならFAXです。

相手に説明する時に、相手が理解しているかを確認しながら説明しなければいけません。

特に説明書を見ながら説明する場合は、説明書が用意できてるか、説明のページを開いているかを確認しなければないけません。

また説明しようとしても、なかなか理解してもらえないことが多く、
もし仮に、スムーズに電話が終わったとしても、解決しなかったことが多々あります。

メールだったらどうでしょう。
画像やPDFファイルをメールの説明書きと共に送れますし、
強調したい部分は、太字や色付き文字で説明できます。

４.履歴が残らない

電話は、基本的に履歴が残りません。
強いて言うなら着信履歴です。

それがあるために、電話番号などをメモに残さなければならず、間違えると大変なことになります。

録音という手段がありますが、録音機能で確認するには、録音した時間分の音声を聞かなければならず、重要な部分だけを見直すことも出来ません。
さらに聞き取れない場合も出てきます。

まとめ